3 tips om te voorkomen dat je slaaf wordt van je e-mail

 Veel mensen beheren inmiddels meer dan één mailbox. Waarin de hele dag e-mail binnenkomt. Met deze drie tips neem je de regie over je mail in handen.

Hoeveel mailboxen beheer jij? Denk aan de mail van je werk en je privé mailbox. En soms heb je er nog meer. En in al die mailboxen ontvang je, de hele dag door, mail. De meeste mensen kijken te pas en te onpas naar hun mail. En beantwoorden mail ook op de gekste tijdstippen. Met als gevaar dat je je laat afleiden van de taken die je werkelijk wilt of moet doen.

Smartphone leidt af

Zeker omdat we steeds meer vanuit onze smartphone werken. Een smartphone die we altijd bij ons dragen en binnen handbereik hebben. De fear of missing out speelt ook hier een rol.

Een simpele manier om je productiviteit te verhogen is om je niet meer te laten afleiden door al deze mail. Neem zelf de regie weer terug! Hieronder lees je drie eenvoudige tips waarmee je  het heft weer in handen neemt.

Wees selectief

1.       Beperk je mail. Wees bijvoorbeeld selectief met aanmeldingen voor nieuwsbrieven. Niet alleen leidt zo’n mail zelf je af. Vaak ga je na een eerste keer nog terug naar zo’n nieuwsbrief om de inhoud te bekijken. Om in de meeste gevallen te concluderen dat het nice to know is in plaats van need to know. Meld je daarom af voor dit soort nieuwsbrieven.

Een andere manier om je mail te beperken is om zelf minder te mailen. Jouw eigen mail roept een beantwoording op. Denk voor je iets mailt na, kan ik die persoon ook even bellen of appen? Of loop ik bij een collega langs?

Vaste momenten voor e-mail

2.       Bepaal twee tot drie vaste momenten op de dag waarop je je e-mail bekijkt.

Productieve mensen bekijken hun mail op vaste momenten en zetten daarna hun alerts en pushberichten uit. Een goede verdeling over de dag is bijvoorbeeld direct in de ochtend, zodra je met je werk start. Daarna aan het eind van middag, bijvoorbeeld een half uur voordat je afsluit. En als je dat wilt kun je bijvoorbeeld aan het begin van de avond nog een check doen. Sluit in de tussentijd je inbox af en ga aan de slag met je andere taken.

Handel meteen af

3.       Handel je mail efficiënt af.

De derde tip is om je e-mail maximaal éénmaal te lezen. Bij het lezen besluit je meteen of je de mail verwijdert, in je archief bewaart of dat er een actie voor jou inzit. Hou bij het verwijderen in de gaten of je vaker mailtjes van dezelfde strekking of afzender verwijdert. Wellicht is dit een vaste mail die je in het vervolg niet meer hoeft te ontvangen. Wil je een mail bewaren in je archief sleep hem dan ook meteen naar de juiste map. Bij mail waar een actie inzit kijk je of je de mail direct in twee minuten kan afhandelen. Doe dit dan direct. Mail waar je nog over na moet denken of waar een gecompliceerdere actie uit volgt bewaar je in een map ‘’opvolgen’’ of iets dergelijks. En je zet meteen in je agenda wanneer je dit doet. Op deze manier blijft je inbox schoon!

Probeer dit eens een week uit. Je zult meer rust ervaren en de angst om zaken of informatie te missen maakt plaats voor een hogere productiviteit.