Controle over je inbox
Hoeveel mailtjes ontvang jij per dag? Als manager of professional komen er al snel dagelijks vijftig mails in je inbox. Hoe hou je controle hierover?
Een deel daarvan is in twee minuten te beantwoorden. Hiervoor ruim je op een vast moment van de dag een uurtje tijd in. Echter, een deel van de mail die je ontvangt schetst een probleem met de afsluitende vraag ‘’wat moet ik doen?’’ in diverse bewoordingen. Dit betreft zowel meer strategische vraagstukken als het dagelijkse brandjes blussen. Het risico bij dit type mail is tweeledig: jouw dag loopt vol met de beantwoording en je eigen to do’s blijven liggen. Of erger nog: je gaat extra werken om je mail voor te blijven. Anderzijds kom je niet toe aan snelle beantwoording en krijgen je medewerkers hun antwoord later dan gewenst.
Dit artikel geeft je een simpel handvat om te voorkomen dat je inbox je dag regeert. En tips om controle te behouden over je tijd. Hoe? Eenvoudig: door de inhoud van deze mails te sturen!
Alleen ja / nee mail in je inbox
Bij mail waarin een situatie of probleem wordt geschetst zonder oplossing is de valkuil dat je zelf een oplossing gaat zoeken. Dit kost veel tijd: je denkt na over mogelijke oplossingen, weegt af en maakt een keuze en vertaalt dit in concrete stappen. Vervolgens ben je ook nog tien minuten kwijt om dit netjes in een responsmail te verwoorden. Niet zelden gaat een mail dan nog een keer heen en weer.
Dit terwijl je collega of medewerker waarschijnlijk zelf prima weet welke opties er zijn om het issue te tackelen. Gebruik daarom deze competentie en delegeer! Vraag je collega’s om voortaan alleen zogenaamde ‘’ja/nee’’ mail te sturen. Zo’n mail schetst niet enkel het issue of het probleem maar geeft meteen ook een concreet voorstel hoe hiermee om te gaan. Als manager hoef je dan alleen nog maar ‘’ja’’ of ‘’nee’’ te beantwoorden.
Bijkomend voordeel is dat je de capaciteit en competenties van je collega’s beter benut. Deze kunnen vervolgens hun eigen oplossing doorvoeren en leveren daardoor ook een concretere en zichtbaarder bijdrage aan de business. En deze persoonlijke betrokkenheid betekent meestal ook dat de operationele uitvoering soepeler verloopt. Niet alleen jij blij, ook de medewerker blij!
Hoe implementeer je dit? Roep je medewerkers bij je en leg uit waarom je dit wilt. Geef hierbij niet alleen het argument van je eigen tijdwinst. Benadruk vooral dat je ieders kennis zo goed mogelijk wilt gebruiken. Maak met een voorbeeld mail duidelijk hoe het nu gaat en hoe je de mail in het vervolg wilt. Wees in het begin kritisch: stuur mail die niet aan de ‘’ja/nee’’ eis voldoet direct terug. Opvoeden kost nu eenmaal tijd. En delegeren ook. De winst ligt in de periode daarna. En hou je er daarnaast aan om mail die in de nieuwe ‘’ja/nee’’ stijl is opgesteld ook daadwerkelijk binnen de gestelde tijd te beantwoorden. Succes!