Help, het is een chaos in mijn hoofd

Het lukt je niet om overzicht te houden over al je taken. Je verdrinkt er bijna in. Vaak herinner je je bij toeval nog dat je iets hebt toegezegd of moet oppakken.

Een briefje bij de deur dat je er aan herinnert dat je de glazenwasser nog moet betalen. Een losse  post-it op je bureau met een notitie om je collega te bellen. Je inbox, waar nog een aantal to-do’s tussen verstopt zitten. Je moet nog een kadootje bedenken voor je jarige moeder. En oh ja, dat appje met het nummer van de drukker die je moet bellen waar was dat ook al weer?

Je huidige systeem is niet sluitend

Op willekeurige plaatsen in en rond je huis, op je werk, fysiek en online word je herinnerd aan je taken. Op diverse momenten op een dag schieten deze taken je daarom gelukkig weer te binnen. Je houdt echter dat onrustige gevoel dat je iets mist. Die onzekerheid over het missen van een belangrijke deadline, een familieaangelegenheid waar je echt aandacht aan wilt besteden. Je mist een systeem dat 100% sluitend is en waarmee je je hoofd kunt ontlasten.

Zo lang je niet al te veel op je bordje hebt en je ook tijd hebt kun je hier misschien mee leven. In drukke periodes, bijvoorbeeld vlak voor een vakantie of middenin het belangrijkste seizoen voor jouw bedrijf, kom je hier niet mee weg.

Een einde aan de chaos

Met een gezonde dosis discipline, een notitieblok en een agenda maak je een eind aan deze risicovolle managementstijl. Wil je echt een einde maken aan de chaos in je hoofd en het ad hoc en bij toeval managen van je to do list dan weet je je dat een gedragsverandering moet inzetten.

Verzamelen

De belangrijkste verandering is dat je een eind maakt aan het laten liggen van je taken op allerlei plaatsen. Voortaan heb je één vaste plaats waar het overzicht ligt. Dit kan zowel een online plaats zijn, een handige app waarin je notities kunt maken, als een offline plaats, denk aan een losbladig notitieblok. Kies waar jij je prettig bij voelt. Zorg in elk geval dat je het gemakkelijk mee kunt nemen en dat je er elke dag toegang tot hebt.

Benoem alles

Alle actiepunten, klein en groot, leg je vast op deze plek. Meestal is een korte notitie voldoende om het actiepunt te benoemen: Dennis bellen, je weekplan inleveren, de bekeuring betalen etc. Het kost de eerste keer wat meer tijd om deze lijst te maken omdat je sommige actiepunten bijvoorbeeld alleen herinnert op het moment dat je fysiek ergens bevindt: in de garage bedenk je je dat je eindelijk eens die winterbanden moet regelen. Neem een paar dagen de tijd om je lijst compleet te maken.

Tegelijkertijd wen je jezelf er aan dat je van elke taak een korte notitie maakt. Evalueer na een week eens hoe je lijst er uit ziet.

Volledig overzicht

Als het goed is heb je nu een lijst met alle punten waar je nog aan moet werken. De volgende stap is dat je onderscheid maakt tussen zaken die je in je agenda zet: deze moet je echt op dat moment doen (collega Dennis bellen om 13.00 uur) en de rest. Alle andere taken, die dus niet tijdsgebonden zijn, pak je op op het moment dat je daar tijd voor hebt. Werk gerelateerde taken kun je met een tijdslot in je agenda zetten, zodat je jezelf dwingt dan aan dat project te werken. Voor kleine activiteiten kun je een vaste middag inruimen.

Tijd en mogelijkheden

Wanneer je welke taak oppakt is mede afhankelijk van tijd en mogelijkheden: ben je thuis en kun je rustig bellen dan ga je even die kennis bellen waar je zo lang niets meer van hebt gehoord. Heb je je laptop bij de hand dan doe je die overboekingen die er nog liggen. Zit je in de auto neem dan de tijd om na te denken over het cadeau dat je nog wilde kopen voor je moeder. Zelfs in vijf minuten kun je al taken oppakken. De volgende stap kan zijn dat je elke avond voor jezelf bepaalt aan welke drie taken je de volgende dag aandacht besteedt.

Zo manage jij je to do list met beleid in plaats van per toevalligheid!

Je taken snel oppakken? Lees ook Zo wordt je productief met de 2-minuten regel.